Excel隐秘的角落里,竟然还藏着这些知识点!

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为什么你做了一天的表格,老板看一眼就不想看了? (自媒体www.777n.com)


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处理简洁的数据没问题,然则一有较为复杂的数据就懵了。一行一行地去手动处理数据,交给老板后却发现错误百出。


Excel作为职场人必备的底层能力,几乎每小我的简历上都写着“熟练把握”,然则真正懂门道的或者没几个。


其实Excel比我们想象的要智能好多,学会数据验证、快速填充等功能,我们的效率不光能提高,正确率也能大幅提拔。


不要让你的劳力去填补花样的不足。若是你还不会快速处理较为复杂的数据,就让我们一路进入这期的Excel魔法学院,学学吧!





 

数据验证


数据验证,也就是数据有效性,是指对单元格设置必然的划定,相符划定的许可录入,而不相符划定的则禁止录入。


数据验证是一种效率极高的数据输入体式,能够对数据的类型、局限、输入前提等进行限制,是Excel中非常有价格的对象。


技能1:限制数据输入长度


好多信息都有固定的长度,好比手机号是11位,身份证号一样是18位,若何包管数据的输入长度不多不少呢?


把持步伐:选中数据区域,调出【数据验证】对话框,【许可】下拉列表中选择【文本长度】,【数据】为【等于】,长度为【11】,,点击【确定】。手机号输入必需是11位就设置完成啦!



技能2:限制反复输入


若何避免信息反复录入?


把持步伐:选中数据区域,调出【数据验证】对话框,【许可】下拉列表中选择【自界说】,【公式】中输入=COUNTIF($A$4:$A$7,$A4)=1,点击【确定】。


在这里我们经由COUNTIF函数来协助,只要数据个数是1,就代表不反复,跨越1,就代表反复了,不克输入。



技能3:设置下拉菜单,变输入为选择


对于表格中需要输入的固定信息,好比部门名称、性别、城市等,我们能够经由设置下拉菜单的体式变输入为选择。


把持步伐:选中数据区域,调出【数据验证】对话框,【许可】下拉列表中选择【序列】,【起原】处单击右侧折叠按钮,选中菜单项地点区域,点击【确定】。


 

技能4:设置二级联动下拉菜单


数据间经常存在着前后关系关系,好比某个部门下对应的员工列表,某个地市所辖的区县等。那么,设置完一级下拉菜单后,对应的二级下拉菜单可否跟着一级下拉菜单的分歧而显现的选项也分歧呢。


谜底当然是能够的。下面我们以关系地市-区县的二级下拉菜单为例进行设置。


步伐一:批量建立名称


在Excel中,名称能够用来取代单元格区域的引用。经由界说名称,能够搭建起一级、二级下拉菜单的桥梁。


把持步伐:同时按下【CTRL】+【G】,在【定位前提】对话框中,选择【常量】,点击【确定】。我们如许就选中了包含信息的所有单元格。


之后在【公式】选项卡下,选择【凭据所选内容进行建立】号令,默认勾选【首选】,批量建立名称完成。



调出名称治理器,我们能够看到已经界说的名称及其包含的数据区域。



步伐二:设置二级菜单


在城市信息列中,我们已经设置了一级菜单项。接下来在区/县信息列中设置二级下拉菜单。


把持步伐:选中数据区域,调出【数据验证】对话框,【许可】下拉列表中选择【序列】,【起原】中输入“=INDIRECT($M2)”,点击【确定】。



技能5:设置事先提醒


数据验证,不光可以制订数据输入划定,还能提醒你该若何填写,是不是非常贴心!


把持步伐:选中数据区域,调出【数据验证】对话框,点击上方【输入信息】项,能够设置题目和信息。好比我们输入信息“请输入信件可送达的地址”,填写时,就会显现这句提醒了。



技能6:数据无效,那就圈出来


数据验证还能对已经存在的数据进行搜检。搜检无效,那就圈出来。


把持步伐:先设置数据验证,选中数据区域,调出【数据验证】对话框,【许可】下拉列表中选择【整数】,【数据】选择【介于】,【最小值】为60,【最大值】为100,点击【确定】。


然后在【数据验证】下点击【圈释无效数据】,不在60-100之间的而成就就被“朱批”出来了。



选择性粘贴


复制粘贴似乎人人都邑,不就是CTRL+C/CTRL+V。但其实好多人都不知道,在粘贴下方还有一个被大多数人忽略的选择性粘贴,其实非常实用,不光能进行数据转换,还能进行各类较量。

 

技能7:将公式粘贴为数值


有时候我们进展直接呈现究竟而不保留较量过程,就需要将带有公式的数据区域转换为数值。若何转换呢?


把持步伐:复制已填没收式的数据区域,在【起头】选项卡的【粘贴】下,选择【粘贴数值】,公式即可转为数值。



技能8:将文本转换为数值


从数据系统里导出的表格经常无法乞降,SUM一下就会显露究竟为0。这都是数字花样惹的祸,看起来像数值,实则为文本花样。若何将这种文本转换为数值?


把持步伐:先在某个空白单元格输入1,复制这个数字1。


选中要将文本转换为数值的单元格区域,调出【选择性粘贴】对话框,点选【数值】按钮,运算选择【乘】,点击【确定】。



技能9:金额显露单元单子为万元


若何将数字单元单子显露酿成以万为单元单子?只要我们将数值批量缩小10000倍,显露的数值就是以万为单元单子。若何快速实现呢?


把持步伐:先在某个空白单元格输入10000,复制。选中现将金额显露以万为单元单子的区域,调出【选择性粘贴】对话框,点选【数值】按钮,运算选择【除】,点击【确定】。



技能10:快速两表比对


若何快速查对两个数据表的值是否一致?选择性粘贴给你解决这个问题的新方式。


把持步伐:先复制个中一个表格,然后选中另一个表格,调出【选择性粘贴】对话框,运算选择【减】,点击【确定】。


两个表格相减为0,则数据一致;不为0,则数据纷歧致。


 

技能11:粘贴为图片/带链接的图片


有时为了排版简练或阅读轻易,我们需要将数据表转换为图片花样。可若是当图中数据会频频发生转变时,就会很麻烦。


不消懊恼,我们能够转换为带链接的图片,原数据表转变,图片上的数据也会直接转变。


把持步伐:复制数据区域,选中随意一个空白单元格,在【起头】选项卡的【粘贴】下,点击【其他粘贴选项】中的“粘贴为带链接的图片”标识。



排列功能


Excel中的排列功能,相信人人都有所耳闻,平时也或者经常会用到。排列功能非常壮大,不光能够拆分、提取,还能规范数据。


技能12:凭据固定符号拆分


当我们要对打卡信息进行拆分,将日期和时间放在两列,但日期和时间中央都存在着空格符号。我们就能够以空格这个固定符号来进行信息拆分。


把持步伐:选中数据列,点击【数据】选项卡下的【排列】,在【文本】排列领导中选择【分隔符号】,下一步中勾选【空格】,鄙人一步中选择存放数据的位置,点击【确定】,拆分完成。



技能13:凭据固定宽度拆分


除了凭据固定符号,还能够凭据固定宽度来拆分。好比提取邮政编码,固定宽度都是6位,用排列就非常轻易。


把持步伐:选中数据列,点击【数据】选项卡下的【排列】,在【文本】排列领导中选择【固定宽度】,鄙人一步中,单击方针区域即可添加朋分线,朋分完成后,点击【确定】,拆分完成。



技能14:批量点窜日期花样


排列还能够直接用来点窜数据花样,好比对于各类不规范的日期数据,经由排列功能,能够立时规范统一路来。


把持步伐:选中数据列,点击【数据】选项卡下的【排列】,在【文本】排列领导中直接点击【下一步】,一向到最后一步,将【列数据花样】选择为日期,点击【确定】。



快速填充


自Excel2013以来,表格中就多了“快速填充”功能。什么是快速填充呢?快速填充是“基于示例填凑数据,主动识别数据纪律并反复运行,能让一些不太复杂的字符串处理工作变得更简洁”。


使用快速填充,我们能够轻松完成提取/拆分、归并/组合、位置转换等把持。快速填充的把持非常简洁,先输入1-2个数据究竟,拖曳填充后,填充体式选择【快速填充】即可。

 

技能15:智能归并



技能17:智能提取



技能18:智能组合



今天的内容就到这里了,下周将会给人人带来排序、筛选、单元格花样及前提花样的内容,敬请等候!


你感觉Excel的哪个功能最神奇?





本文由LinkedIn原创,作者北巨细笨,人力资源司理、DiSC国际认证垂问、国度职业生涯规划师、职场办公专家。转载自微信公家号生产力咖啡馆(id:X-Excelers)。

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