华为员工报销流程太狠了!

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导语

华为管帐的员工报销流程是怎么做的呢?附:2019年最新最全费用报销流程。



图片起原:华为官网


华为费用报销的流程

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在华为员工报销费用,或者既见不着管帐人员,也见不着出纳。华为实现了费用报销IT流程化处理。


十年前,智妙手机尚未普及,华为就已在互联网上斥地了SSE费用报销系统。能上彀的处所华为员工就能登录SSE系统填写费用报销单,填写完毕后费用报销单系统会主动提交向导审批。


以员工报销差盘缠为例:

首先上彀填报费用报销信息,信息流转到主管处;


主管需确认差旅事项的真实性及费用的合理性;


主管确认后,再由上级权签人审批。


同时,报销人员需将费用报销单打印出来,附上响应发票,提交给部门秘书。


华为每个部门都配备有秘书,秘书会集中将部门的费用报销单快递至财务共享中心。


财务共享中心签收后,出纳会集中打款,这时,整个报销流程竣事,剩下的就是管帐做账了。


在员工费用的过程中,华为财务对几个环节进行了优化。

审批环节,由电子审批取代人工审批。以前报销员必需找到向导面临面签字,如今,电子流审批即可。


单据流转环节,实现集中快递处理。以前是报销人员挨个拿着单据送到财务部,如今只需快递寄至财务共享中心。


付款环节,系统批量处理取代了逐笔打款。以前要由出纳一笔一笔给报销人员打款,如今系统能归集员工姓名、身份证号、银行账号等信息,与网银对接后可批量转账,大幅削减出纳的工作量。


账务处理环节,由系统主动化处理取代手工录入。以前每报销一笔费用,管帐就要做一笔分录,如许不光效率低下,并且轻易失足。如今,经由SSE费用报销系统与财务软件对接可直接生成管帐凭证。


华为的财务总监孟晚舟密斯在2017年新年致辞《却顾所来径,苍苍横翠微》中提到,在管帐核算范畴,我们积极测验主动化、智能化,将尺度买卖场景的管帐核算工作交给机械完成。


今朝,年平均约120万单的员工费用报销,员工在自助报销的同时,机械凭据既定例则直接生成管帐凭证。

华为费用报销审批要求

发给老板看看

首先,由主管向导对部下费用报销的真实性和合理性把关。


华为的管帐人员一样纰谬费用发票做实质性审核,不审核有几个原因:


第一,费用的真实性应由报销人员的主管向导把关,因为他们才真正知情;

第二,费用审核工作量很大,成本效益上不划算。


譬如,公司全年120万笔费用报销,每一单审核需要3分钟的话,总计耗时需360万分钟。这360万分钟的费用审核需要几多人工去完成呢?


有人担心,有人子虚报销怎么办呢?除了前端主管向导的把关,华为在后端经由审计抽核对此予以监视。审计抽查是一种事后监控模式,若是抽查发现有问题,弄虚作假者会受到较重的惩罚。


其次,限制向导电子审批的时间。


为了包管费用报销审批的实时性,华为划定了电子审批的时限。自电子流流转到审批人之日起跨越必然时间没有审批的,系统将主动跳转到下个环节,默认本环节审批人已经赞成。


当然,默认审批经由出了问题的,仍需由该审批人承担。此外,公司会按期提取审批时效记录予以传递,超时审批会赐与指摘。


第三,限制员工费用报销的时限。


华为员工费用报销原则上要在费用发生后三个月内进行。如跨越三个月,但未跨越六个月,需解说未实时报销的原因申请特批。跨越六个月的,不克报销。


第四,丢失发票只报销费用的50%。


若是员工不小心将发票弄丢了,只要能证实费用真实发生了,也可报销。但报销时需要写具体的情形解说。审批经由后可报销费用的一半。


为什么只报销一半呢?一方面,发票丢失了,所报销的费用不克在所得税前扣除,这意味着公司要承担25%的所得税损失,这部门损失是员工造成的,理应由员工肩负。此外的25%带有惩罚性质,可视尴尬小我粗心大意弄丢发票的惩处。


华为内审对员工费用报销的监视

太严了!

华为给每个员工都竖立了费用报销诚信档案,每个员工都有诚信分值。这个分值会决意小我费用报销被审计抽查的概率。


员工刚入职时初始分为80分,B等。今后每报销一笔费用,没有显现差池的话,就能够加1分,最高可累加到120分。


诚信分数为80-90分,内审的抽查比例是20%;

90分以上,抽查比例是10%;100分以上,抽查比例是5%。

分数在80分以下,所有的费用报销都需要搜检。


此外,分数低于70的,每笔费用报销财务都要事先审核,这将导致费用报销时限拉长,对报销人晦气。


华为审计对费用报销的抽查非常较真,尽量对任正非本人也不破例。



好多人或者在同伙圈看到过如许一张照片,任总本身拖着拉杆箱列队等出租车。华为的创始人岂非出行没有部下伴随吗?


华为的差盘缠报销轨制划定,只有病员出差才许可有人伴随,向导出差时伴随人员的机票不克在公司报销,需由向导小我肩负。


内部审计对董事会成员进行清廉审计。某次审计时抽查发现任总有次出差报销了洗衣费,华为的差盘缠报销轨制不许可报销洗衣费,这属于欠妥报销。


审计将此写到了审计申报中,任总为此做了自我指摘,并将欠妥报销金额退还给了公司。


华为内审对向导审批的监视

向导和员工一般!

前面提到,华为员工的费用报销一样情形下管帐不会一一审核,首要由主管向导把关。


若是主管向导把关不严怎么办?


华为某位向导对部下的费用报销未能卖力履责,导致好多欠妥费用报销,审计抽查时发现了这一情形。华为是怎么处理呢?


第一,要求这位向导承担连带补偿责任,如欠妥报销费用的员工已去职,由审批人赔付欠妥报销金额。


第二,住手这位向导费用报销权签权力三年。


若是这位向导本人进展恢复该项权力,需做两件事。这两件事做完后,才能恢复他的费用报销权签权力。


首先,自费请两名注册管帐师对他曩昔三年所审批的费用报销单做一番审计;


审计如发现还有欠妥报销,也像前面那样承担连带补偿责任。


那么真正的平常工作中,

我们应该怎么做好报销这个工作呢?

别急!

小编已经给你预备好了!



2019年税务局发布的最新案例:

费用报销能不克只附一张发票?


费用报销能不克直用一张发票?有人就说了,怎么不克,我们一向就是这么干的!这么说的话大白先生也无话可说,不外我方才看到一个案例,建议人人都看一看。



重点看:企业所得税核实情形:税前列支不相符税收划定的费用未按划定进行纳税调整。


2016年:经查明,你单元单子在2016年3月17日志31号凭证中列支会务费140,000.00元,并签署《会务费和谈》,《会务费和谈》中甲方为该企业,乙方为广州xx酒店有限公司,但《会务费和谈》中第四条注明:“...由乙方一次性将款子支出给甲方...”,第五条注明:“...甲方只供应会务办事。”,财务负责人已确认该笔费用为子虚的和谈,税收违法证据已经复印并经财务负责人签字确认,是以认定该《会务费和谈》为子虚的和谈,该笔费用不相符税法真实性的划定,凭据《中华人民共和国企业所得税法》第八条和《中华人民共和国企业所得税法实施条例》第二十七条的划定,本次搜检调增应纳税所得额158,401.89(18,401.89+140,000.00)元。


惩罚划定:

1.处增值税涉税罚款553.00元(个中:2016年8月553.00元)

2.处企业所得税涉税罚款6,603.00元(个中:2016年6,603.00元)。



这是4月27号才查处的案例,人人如今看到还不算晚,人人看完文章先去看看本身公司有没有雷同的情形。


光靠一张发票并不足以撑持买卖是真实合理的,若是光靠一张发票入账无论是在企业内部掌握治理照样税务治理上都存在破绽和风险。


费用报销不克只附一张发票!

《企业所得税法》第八条划定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包罗成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在较量应纳税所得额时扣除。


当然,发票这项证据也是非常主要的,固然企业所得税法并没有明确将税前扣除凭证限制为发票,然则对于可以取得发票的行为来说,相符划定的发票和其他资料一般是证实买卖真实合理的有效凭证,也是弗成或缺的,这点在其他的文件也是有划定的。


《关于增强企业所得税治理的定见》(国税发〔2008〕88号)第二条第(三)3项划定:增强发票核实工作,不相符划定的发票不得作为税前扣除凭证;


《税收征收治理法》第二十一条划定,纳税人购置商品必需取得正当有效的发票。


国税发[2008]80号国度税务总局关于进一步增强通俗发票治理工作的通知第八第(二)在平常搜检中发现纳税人使用不相符划定发票稀奇是没有填开付款方全称的发票,不得许可纳税人用于税前扣除、抵扣税款、出口退税和财务报销。


国度税务总局通知2017年第16号国度税务总局关于增值税发票开具有关问题的通知第二条不相符划定的发票,不得作为税收凭证。


那么,平常工作中首要的买卖实质性要件有哪些?包罗但不限于下面这些情形。


1、实物资产

如:购置原材料、机械设备、办公用品、低值易耗品、礼品等,是否有入库单、入库单签章、审批手续是否齐全,是否有采购合同,是否有质量验收及格证实、发票日期和发票金额是否与采购合同对应,是否有从第三方开票,是否舍近求远采购,成本费用率是否显着跨越行业合理水平。


2、房钱发票

是否有行政办公部门审核确认手续,是否有衡宇租赁合同、发票日期金额是否与租赁合同吻合。


3、买卖招待费

买卖招待费报销,是否有经办人、部门司理甚大公司总司理审核签批,大额发票是否有消费清单。大额发票是税务稽查重大,若是没有清单,或者会认为子虚消费。


4、差盘缠

差盘缠报销单内容是否填写齐全,所附的车票是否为去出差地的车票、餐饮、住宿、交通费发票是否为出差地的发票、人员和人员名单是否与派出的人数相吻合。


5、会议费

会议费报销、是否有会议通知、会议议题、参会人员名单、签到表等资料,是否有与会议无关费用(如旅行费)列支。


6、工资薪金

是否有考勤记录、雇用合同、是否扣缴了工作薪金的小我所得税,工资数额是否与劳动合同和考勤规律相吻合。


7、运费

运费报销,是否有运费报销单,起运地和运达地是否与运费报销单相吻合,是否由起运地和运达地以外的车辆运输、运输价钱是否波动较大。


8、油费

加油费报销,报销的加油费是否为本公司车辆,本公司账面上是否有车辆,加油费总额是否跨越了车辆理论行车的最大油耗量。


9、水电费

水电费报销,发票上的字码是否与水表、电表的字码相符,是否与本公司的产能相吻合。有的企业账面反映产量很少,,但水电费却很高。


费用报销必看的5个要点

1.单子与实际买卖吻合


这是费用报销中最根基的常识常识,好比:小伙伴们去采购一批物料,按理应该取得商品购销发票,但最后到财务报销时使用的是接管办事的发票,如许牛头纰谬马嘴,天然不许可报销。


有的小供给商没有发票怎么办?税务局不会认的,所以记得提醒小伙伴买器材前记得问有没有发票,没发票就换一家吧。


2.附件能有力撑持费用发生的真实性


附件与报销单之间应具有较强的逻辑性和干系性,好比:报销物料采购款,后背的送货单仅写了物料一批和总金额,没有写明物料的用途、送货人和收货人也无签字,财务人员在审核报销单时凭据这些现有的单据并不克判断这笔采购买卖是否真实发生、有无存在舞弊的风险。


3.取得的发票类别相符税法要求


在这里给人人总结一下:水电费、各类外包办事费、印刷费、办公费、物料采购费用等能够使用专票报销,但吃饭的发票、员工交通费用发票、会所、KTV、酒吧、买卖招待奉送礼品、为员工福利发生的发票等使用普票报销即可。


4.涉及专票报销尽或者价税星散填写


提醒小伙伴,报销过程中涉及到专票报销的,在填写报销单时将专票上的不含税价和税金分成两行填写,如许轻易财务后期的账务处理。


此外,再提醒一点,取得专票报销的必然要在发票开具的360天内报销,若是跨越360天报销,只能无情的敷陈他,单子上显露的税金要本身掏腰包了。


5.附件中文件表单相符内部治理流程


这点要求至关主要,必然要敷陈小伙伴们,好多费用的报销会牵扯到公司内部几个部门的专业定见,报销事项在发生前应取得这些内部经由的审批定见。


好比:某项目发生土建革新,施工前一定会对这个工程进行评估,评估经由才能进行施工及后期的费用报销,那么在报销时就需要附上该方案评估经由的文件,如许财务人员审核时才能看到该工程的评估是相符公司内部治理要求的,就能够宁神的审核经由了。


当然,这点要求是基于公司内部管控延伸出来的,分歧公司要求的尺度会纷歧样,一样来说越是治理规范的公司,在这方面的要求会越严苛。



起原:税务大课堂、管帐说、指尖上的管帐、二哥税税念、武汉市税务局。

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